Sådan laver du et event

Guide til ”EVENT MAKER” i Møllebanden

Som EVENT MAKER bidrager du til Møllebandens succes.

Ethvert arrangement skal som udgangspunkt have et socialt indhold.

Som arrangør af events i Møllebanden, har man nogle praktiske forpligtelser som kort er beskrevet i nedenstående:

Ide/grundlag:
Undersøg hvilke muligheder der er for at lave arrangementet –

Kontakt leverandører og find flg. informationer:

• Dato for afvikling af arrangement
• Antal deltagere
• Mulighed for reservation uden binding, samt frist for afbud uden beregning
• Forplejning
• Transport
• Overnatning
• Priser på alt

Tag evt. kontakt til Møllebandens bestyrelse, der vil være behjælpelig med råd og vejledning.

Fokuspunkter på flerdagsarrangementer:

Vær opmærksom på, at der kan være specielle forhold som gør sig gældende ved planlægning af flerdagsarrangementer:
Eks:

• Leverandørs medlemskab af rejsegarantifonden (ved udlandsrejser)
• Betingelser for reservation/ booking – betaling af depositum, endeligt deltagerantal og betaling af restbeløb.
• Sikkerhed for aftalegrundlaget, (specielle forhold hvis udenlandsk leverandør).
• Eventuelle forsikringer eller ansvarsfraskrivelse
• Overholdelse af dansk lovgivning (vognmænd, chauffører, køre hviletid etc.)

Ansøgning/forespørgsel:

• Udfyld din eventansøgning på www.moellebanden.dk med en kort beskrivelse og budget så tidligt som muligt. Helst minimum 6 uger før arrangementet finder sted. Meget gerne før!
• Bestyrelsen tjekker om ansøgningen overholder vores retningslinier og tager kontakt til dig ved evt. behov for rettelser

Godkendelses procedure

• Efter gennemgang af event ansøgningen sendes ansøgningen til godkendelse i bestyrelsen.
• Godkendelse eller afslag sendes retur hurtigst muligt.
• Et godkendt arrangement, annonceres evt. på hjemmesiden med teksten ”Mere info kommer senere”.

Bestilling og reservation

• Event maker reserverer evt. billetter, lokaler, transport, forplejning etc. (HUSK, at deadline for endelig reservation skal ligge efter Møllebandens frist for tilmelding).
• Den endelige bestilling og angivelse af deltagerantal, må først ske efter sidste frist for tilmelding til arrangementet.

Hjemmeside/tilmelding

• Event maker udfærdiger tekst og materiale (dansk og engelsk), til hjemmesiden. Materialet sendes til bestyrelsen.

Bestyrelsen er evt. behjælpelig med tekst, formulering, banner etc.

• Bestyrelsen sørger for, at materialet kommer på hjemmesiden og gør tilmelding mulig.

(Et event skal kunne være tilgængelig for tilmelding mindst 2 uger før deadline)

• Tilmelding kan kun ske via hjemmesiden og med betaling via betalingskort.
• Når et arrangement er fuldt booket, laves automatisk en venteliste.
• Den endelige deltagerliste findes på hjemmesiden under eventkalenderen.

Sikkerhed

• HUSK at orientere Security, hvis arrangement (jf. Siemens guidelines) kræver dette. (aftales med administrationen).
• HUSK at arrangere førstehjælpere, hvis arrangementet (jf. Siemens guidelines) kræver dette (aftales med administrationen).

Arrangementer i Siemens lokaler

• HUSK at booke lokaler
• HUSK at bestille evt. forplejning
• HUSK at bestille eventuelle gæstekort / gæsteregistrering

Udførelse af event

• I forbindelse med arrangementet har event maker adgang til en deltaljeret deltagerliste via hjemmesiden (som download fil).
• Eventuelle billetter udleveres medlemmet så vidt muligt på arrangementsdagen, mod fremvisning af billed identifikation (gælder ikke for børn).
• HUSK, at event maker bør byde velkommen og kort orientere om arrangementets indhold/forløb.
• HUSK, at event maker forventes at kunne kontaktes på telefon på event aftenen, samt ordne ”det praktiske” i forbindelse med afvikling af arrangementet.

Betaling

• Når et arrangement er afsluttet, gives feedback administrationen, om eventuelle afvigelser, udeblivelser og afbud.
• Medlemmer som udebliver, vil blive opkrævet for differencen mellem egenbetaling og den faktiske pris pr. person, derfor skal ubrugte billetter returneres til administrationen efter eventet.
• Regning fra leverandør som skal være påført SE nr., CVR nr. eller CPR nr., og et fakturanr., sendes direkte til: moellebanden.energy@siemensgamesa.com Husk at faktura skal udstedes til Møllebanden.
• Regninger fra leverandører bliver løbende godkendt og betalt.
• Har event maker lagt penge ud, udfyldes en formular vedr. kontantudlæg og sendes til: moellebanden.energy@siemensgamesa.com sammen med kvittering. Beløbet overføres snarest muligt efter modtagelse

HUSK, at Møllebandens bestyrelse altid kan kontaktes, hvis der opstår spørgsmål eller tvivl i forbindelse med ansøgning og afvikling af arrangementer.

Møllebanden ønsker rigtig god fornøjelse med arbejdet som event maker.